Vorsicht beim geschäftlichen Mailverkehr!
Quelle: domainfactory GmbH
Wichtige Informationen zu Geschäftskorrespondenz per E-Mail
Hiermit möchten wir Sie gerne auf eine wichtige Gesetzesänderung aufmerksam machen, welche für alle Unternehmen Auswirkungen auf den geschäftlichen E-Mail-Verkehr zur Folge hat.
ACHTUNG: Nutzen Sie die E-Mail-Kommunikation ausschließlich für private Zwecke, so ist keine Beachtung der nachfolgenden Informationen erforderlich.
Bereits zum 01.01.2007 ist seitens des Gesetzgebers eine Neudefinition für die gesetzlichen Vorschriften an Geschäftsbriefe erfolgt. Nach dieser neuen Regelung ist neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform (Briefe, Rechnungen, Bestellungen, etc.) auch über Telekommunikationssysteme erstellte bzw. übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen und erfordert somit die Angabe der jeweiligen Pflichtinformationen.
Für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr ergibt sich somit die Notwendigkeit, in E-Mails die entsprechenden Informationen wie beispielsweise die Handelsregisternummer, den Sitz sowie je nach Rechtsform die Geschäftsführer oder Vorstände eines Unternehmens mit an den Empfänger zu übermitteln.
Während diese Regelungen bisher ausschließlich von eingetragenen Unternehmen beachtet werden mussten, wurde die Gültigkeit mit dem Inkrafttreten der reformierten Gewerbeordnung nun jedoch auch auf nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen ausgeweitet. So besteht seit dem 22.05.2007 u.a. auch für Einzel- und Kleinunternehmer die Pflicht, in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz beispielsweise neben dem ausgeschriebenen Namen auch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.
Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben an einen Geschäftsbrief droht neben Zwangsgeldern von bis zu 5.000,00 € auch die gezielte Abmahnung aufgrund fehlender Pflichtangaben - die Folge ist die Berechnung von Abmahngebühren oder "Aufwandsentschädigungen", wie man sie bisher beispielsweise bei fehlenden Angaben zur Mehrwertsteuer bei Preisauszeichnungen kennt!
Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie zur Vermeidung von unnötigen Kosten empfehlen wir daher, für den E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens möglichst umgehend eine Ergänzung der jeweiligen Angaben, z.B. in Form einer angepassten Mailsignatur, vorzunehmen.
Detailinformationen zur neuen Regelung sowie zu den auf Geschäftsbriefen und in E-Mails zu machenden Pflichtangaben erhalten Sie über die nachfolgend genannten Links. Über den ersten Link können Sie in Erfahrung bringen, welche Informationen genau für die Rechtsform Ihres Unternehmens vorgeschrieben sind.
http://www.hk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/allgemeine_rechtsauskuenfte/
recht_der_unternehmensgruendung/pflichtangaben_briefe.jsp
http://www.hk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/allgemeine_rechtsauskuenfte/
recht_der_unternehmensgruendung/pflichtangaben_emails.jsp
http://www.dr-bahr.com/news/news_det_20070608002042.html
http://www.gesetze-im-internet.de/gewo/index.html
Sofern Sie nicht sicher sind, ob und wie die neue Regelung auf Ihre Geschäftskorrespondenz zutrifft, so empfehlen wir, Ihren Rechtsbeistand um Rat zu fragen, um unnötige Kosten für Abmahnungen oder Zwangsgelder vermeiden zu können.